ATS-säkert CV: vad rekryteringssystem gör och inte gör

ATS står för applicant tracking system, alltså rekryteringssystem. De flesta större arbetsgivare använder något sådant för att ta emot ansökningar. Runt dem finns många påståenden om robotar som sållar bort CV. Här går vi igenom vad som är dokumenterat och vad som är myt, utifrån leverantörernas egna hjälpsidor. Där uppgifter saknas säger vi det.

Det ärliga svaret först

Ingen av de leverantörer vi har läst publicerar en ATS-poäng för CV. De system som sorterar gör det på rekryterarens kriterier, på ett manuellt betyg eller på svaren på urvalsfrågor. Den automatiska gallring som faktiskt är dokumenterad sker mest via urvalsfrågor, till exempel frågan om du får arbeta i landet. Siffran att 75 procent av CV sållas bort av en robot saknar primärkälla. Ett verktyg som lovar att ge ditt CV ett ATS-resultat på 87 procent beskriver alltså inte något riktigt system. Även poängen i vårt CV-verktyg är vår egen: den räknas med fasta regler för nyckelord, struktur, innehåll och längd och är inget resultat från ett rekryteringssystem.

Vad systemen faktiskt gör

Vad några rekryteringssystem dokumenterar om CV och sållning
System	Vad leverantörens egen dokumentation säger
Teamtailor	Har en CV-läsare som hämtar namn, kontaktuppgifter, kompetenser och tidslinje. Rekryteraren anger kriterier och AI markerar uppfyllt, ej uppfyllt eller okänt per kriterium. Man kan sortera efter antal uppfyllda kriterier. Någon automatisk avvisning har vi inte hittat. Dold text (vit eller mycket liten) ger en varning på kandidatprofilen.
Visma Recruit (EasyCruit)	Bygger CV:t från formulärfält, filen är ett komplement. Urvalsfrågor kan ge statusen ej kvalificerad, men avslag görs manuellt.
Greenhouse och Personio	Parsern konverterar filen till text. Tabeller, flera kolumner, foton, text i sidhuvud och sidfot samt små typsnitt kan ge fel. Misslyckad parsning stoppar inte ansökan, CV:t bifogas ändå.
Easycruit (äldre manual)	Kan poängsätta svar på obligatoriska frågor och avslå automatiskt utifrån dem. Det gäller frågorna, inte CV-texten.
SAP SuccessFactors	Använder parsern Textkernel. Textkernel anger stöd för svenska, danska och norska (bokmål). Parsningen är inte perfekt, vilket SAP själva skriver.

För flera nordiska system, bland annat Varbi, ReachMee och Jobylon, har vi inte hittat någon dokumentation om hur CV läses. Där vet vi helt enkelt inte, och rådet nedan är en försiktighetsprincip.

Det som kan hända i verkligheten

Ett dåligt tolkat CV avvisas oftast inte, men det kan bli svårt att hitta. Rekryteraren söker på ord, och om dina uppgifter hamnat fel syns de inte i träfflistan. Det är en slutsats som flera karriärbloggar delar, inte något leverantörerna skriver. Arbetsförmedlingen varnar dessutom för att rekryteringssystem med AI-stöd kan filtrera bort CV som är helt AI-genererade. Hur vanligt det är vet vi inte. Läs därför igenom varje mening och lägg till egna exempel.

Det säkraste formatet

Textbaserad PDF eller Word (DOCX), aldrig en bild eller skannad fil. Leverera helst båda.
En kolumn, inga tabeller och inga textrutor.
Kontaktuppgifter i själva texten, inte bara i sidhuvud eller sidfot.
Inga bilder, ikoner eller staplar för kompetenser. Skriv dem som text.
Standardrubriker som Erfarenhet, Utbildning, Kompetenser och Språk (se CV-mall).
Fullständiga titlar och företagsnamn, utan egna förkortningar.
Typsnitt över 8 punkter. Personio anger 8 punkter eller mindre som felkälla, och vi rekommenderar 10 till 11.
Filstorlek under 2 MB, helst under 1 MB. De lägsta gränserna vi har sett är 2 till 2,5 MB.
Foto utelämnas i den fil som laddas upp i ett system, eftersom Greenhouse listar foton som ett parsningsproblem. Foto är valfritt, se skillnader mellan länderna.
Ingen dold text och ingen nyckelordsstoppning.
En fil för CV. Slå ihop bilagor om systemet bara tillåter en.

Urvalsfrågor väger ofta tyngre än filen

Många arbetsgivare, särskilt i offentlig sektor, ställer frågor i ansökningsformuläret. Polisen ber den sökande att svara tydligt och utförligt i rutorna och inte hänvisa till andra dokument som CV. Malmö stad bedömer den information du ger i ansökan mot kraven i annonsen. Svara alltså konkret i varje ruta, med situation, vad du gjorde och vad det gav. Skriv aldrig bara se CV.

Anpassa utan att hitta på

Nav rekommenderar att man markerar nyckelord i annonsen och tar fram det som stämmer på en själv. Det hjälper både en människa som läser och ny AI-matchning. Lägg aldrig till meriter du inte har. Uppgifter kan kontrolleras, och arbetsgivare får be om intyg. I Fixa ditt CV visas saknade nyckelord som frågor till dig i stället för att läggas in automatiskt. Sök sedan jobb som passar dig eller titta bland lediga jobb.

Vanliga frågor

Finns det en ATS-poäng som avgör om mitt CV sållas bort?

Det finns ingen sådan poäng som vi har kunnat belägga. Greenhouse, Personio, Teamtailor och Visma Recruit beskriver i sin dokumentation inte något generellt CV-poäng som avvisar kandidater. Där det sorteras sker det oftast på rekryterarens kriterier eller på dina svar på urvalsfrågor.

Sållas 75 procent av alla CV bort av en robot?

Det går inte att belägga. Siffran återkommer i karriärbloggar men har ingen primärkälla, och flera källor spårar den till osäkra säljpåståenden. Vi använder den inte.

Ska jag välja PDF eller Word?

Båda fungerar i de system där formaten är dokumenterade, så länge filen är textbaserad och inte en inskannad bild. Är du osäker kan du skicka Word, eller PDF om annonsen inte säger något annat. Håll filen under 2 MB.

Hjälper det att stoppa in nyckelord från annonsen?

Använd annonsens ord där de beskriver något du faktiskt har gjort. Dold text eller nyckelordsstoppning är en dålig idé: Teamtailor skannar efter vit text och mycket liten text och varnar på kandidatprofilen.

Källor

Det ärliga svaret först

Vad systemen faktiskt gör

Vad några rekryteringssystem dokumenterar om CV och sållning
System	Vad leverantörens egen dokumentation säger
Teamtailor	Har en CV-läsare som hämtar namn, kontaktuppgifter, kompetenser och tidslinje. Rekryteraren anger kriterier och AI markerar uppfyllt, ej uppfyllt eller okänt per kriterium. Man kan sortera efter antal uppfyllda kriterier. Någon automatisk avvisning har vi inte hittat. Dold text (vit eller mycket liten) ger en varning på kandidatprofilen.
Visma Recruit (EasyCruit)	Bygger CV:t från formulärfält, filen är ett komplement. Urvalsfrågor kan ge statusen ej kvalificerad, men avslag görs manuellt.
Greenhouse och Personio	Parsern konverterar filen till text. Tabeller, flera kolumner, foton, text i sidhuvud och sidfot samt små typsnitt kan ge fel. Misslyckad parsning stoppar inte ansökan, CV:t bifogas ändå.
Easycruit (äldre manual)	Kan poängsätta svar på obligatoriska frågor och avslå automatiskt utifrån dem. Det gäller frågorna, inte CV-texten.
SAP SuccessFactors	Använder parsern Textkernel. Textkernel anger stöd för svenska, danska och norska (bokmål). Parsningen är inte perfekt, vilket SAP själva skriver.

Det som kan hända i verkligheten

Det säkraste formatet

Textbaserad PDF eller Word (DOCX), aldrig en bild eller skannad fil. Leverera helst båda.

En kolumn, inga tabeller och inga textrutor.

Kontaktuppgifter i själva texten, inte bara i sidhuvud eller sidfot.

Inga bilder, ikoner eller staplar för kompetenser. Skriv dem som text.

Standardrubriker som Erfarenhet, Utbildning, Kompetenser och Språk (se CV-mall).

Fullständiga titlar och företagsnamn, utan egna förkortningar.

Typsnitt över 8 punkter. Personio anger 8 punkter eller mindre som felkälla, och vi rekommenderar 10 till 11.

Filstorlek under 2 MB, helst under 1 MB. De lägsta gränserna vi har sett är 2 till 2,5 MB.

Foto utelämnas i den fil som laddas upp i ett system, eftersom Greenhouse listar foton som ett parsningsproblem. Foto är valfritt, se skillnader mellan länderna.

Ingen dold text och ingen nyckelordsstoppning.

En fil för CV. Slå ihop bilagor om systemet bara tillåter en.